Vacature Secretaresse Bedrijfsbureau
De rolomschrijving:
Als secretaresse binnen het bedrijfsbureau van onze zorgondernemingen speel je een cruciale rol in het ondersteunen van de directie en regio leiders en het waarborgen van een soepele bedrijfsvoering. Je werkt nauw samen met verschillende locaties en vestigingen om ervoor te zorgen dat administratieve processen efficiënt verlopen en de financiële integriteit wordt behouden. De vestigingen zijn divers van vorm en aard.
In de transitie en sterke groei waarin de organisatie zich begeeft zullen jouw taken een breed scala aan administratieve en ondersteunende taken omvatten, waarbij nauwkeurigheid, snelheid en een positieve houding van essentieel belang zijn.
In de verschillende zorggebieden zijn we actief;
De werkomgeving:
Zorggroep Thorp is er voor mensen die op zoek zijn naar een woonvoorziening met dagbesteding. Voor mensen die willen wonen, werken en samenleven. Voor mensen die hulp nodig hebben op sociaal maatschappelijk en psychiatrisch gebied. Voor mensen die zich willen inzetten voor een prettiger leven voor zichzelf en de ander. Voor mensen die kampen met onder andere eenzaamheid, depressie en verwaarlozing. Voor mensen waarbij 24 uur per dag professionele hulp op de locatie belangrijk is.
De Dorpswerkplaats is de overkoepelende term voor – op dit moment – 7 verschillende dagbestedingslocaties in Ermelo en Katlijk: De Dorpswerkplaats, De Dorpskookplaats, De Dorpsmoestuin, Dagbesteding Proeverij de Ontmoeting en Dagbesteding Katlijk. Wij zien de waarde van hechte connecties tussen cliënt, begeleider en dagbesteding. Bij ons staat de deelnemende cliënt altijd op één. Altijd samenwerken in een veilige omgeving.
Het Psychiatrisch Expertise Centrum is er voor behandelingen op het gebied van traumaverwerking, persoonlijkheidsstoornissen én voor snelle, hoogwaardige en dicht-bij-de-patiënt diagnoses. Met visie en innovatie levert het Psychiatrisch Expertise Centrum een bijdrage aan de verbetering van de geestelijke gezondheidszorg.
De verantwoordelijkheden:
Financiële Administratie:
- Ondersteunen bij het opstellen, controleren en verwerken van financiële documenten, zoals budgetrapporten.
- Assisteren bij het beheer van kasstromen, het bijhouden van kosten en het identificeren van mogelijke besparingen.
- Voorbereiden van financiële rapporten en analyses ter ondersteuning van het managementbesluitvormingsproces.
Ondersteuning aan Vestigingen:
- Fungeren als aanspreekpunt voor vestigingen met betrekking tot administratieve en operationele zaken.
- Coördineren van communicatie en het verstrekken van relevante informatie aan verschillende locaties.
- Assisteren bij het opstellen van documentatie voor externe inspecties en audits.
- Deel nemen aan het regio overleg
Agendabeheer:
- Beheren van de agenda’s van het directieteam, inclusief het plannen van vergaderingen, afspraken en evenementen.
- Coördineren van reisschema’s en het regelen van accommodaties indien nodig.
Declaratie in de Zorg:
- Ondersteunen bij het verwerken van declaraties voor geleverde zorgdiensten, ervoor zorgend dat alle relevante informatie correct en tijdig wordt vastgelegd.
- Communiceren met zorgverleners en verzekeraars om eventuele discrepanties op te lossen en vragen te beantwoorden.
Competenties:
Praktisch en snel:
- In staat om taken efficiënt uit te voeren en snel te schakelen tussen verschillende verantwoordelijkheden.
Accuraat:
- Aandacht voor detail en vermogen om fouten te identificeren en te corrigeren in administratieve processen.
Plezierig en open:
- Positieve en open communicatiestijl, waardoor een prettige werkomgeving wordt gecreëerd en effectieve samenwerking wordt bevorderd.
Organisatorisch vaardig:
- In staat om prioriteiten te stellen, deadlines te beheren en meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren.
Teamspeler:
- Bereidheid om samen te werken met diverse teams en bij te dragen aan het algemene succes van de organisatie.
Dit functieprofiel vereist een gedreven professional met uitstekende administratieve vaardigheden en een proactieve benadering van ondersteuning binnen een dynamische zorgomgeving.
Procedure:
We zoeken iemand voor 18 tot 32 uur per week, verdeeld over minimaal drie dagen van 08.30 – 15.00 uur. Je werkplek is op ons kantoor van het Psychiatrisch Expertise Centrum aan de Hawaiiweg in Almere. In overleg is het mogelijk om op 1 van onze andere locaties te werken en optioneel 1 of 2 dagen thuis te werken.
Direct reageren?
Stuur je motivatie en CV per mail aan voordeur@zorggroepthorp.nl. Wil je eerst meer weten? Bel dan met Jeroen Terpstra, psychiater en directeur, via 06 24 27 42 89, bij voorkeur tussen 19.00 en 21.00 uur.
Met vriendelijke groet,
Team Thorp
