Privacyreglement
Vastgesteld door het bestuur. Laatst bijgewerkt: 4 juni 2026. Afdrukken of als pdf bewaren kan via de printfunctie van uw browser.
Zorggroep Thorp B.V. | Versie 1.0 | Juni 2026
Dit reglement beschrijft hoe Zorggroep Thorp B.V. omgaat met persoonsgegevens van cliënten en medewerkers, op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO). Wij hechten grote waarde aan uw privacy. |
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
| Organisatie | Zorggroep Thorp B.V. |
| KvK-nummer | 81979037 |
| Adres | Schoterlandseweg 22, 8455 JG Katlijk |
| Bestuurder | J. Terpstra |
| Functionaris Gegevensbescherming (FG) | W. Burggraaff |
| Contact FG | Via [email protected] (bestuurder schakelt door) |
2. Persoonsgegevens van cliënten
2.1 Welke gegevens verwerken wij?
Wij verwerken de volgende persoonsgegevens voor de uitvoering van zorg:
- Naam, adres, geboortedatum, contactgegevens
- BSN (Burgerservicenummer) — uitsluitend voor declaratie en wettelijke verplichtingen
- Medische en psychiatrische gegevens (diagnose, zorgplan, behandelhistorie, medicatie)
- Dagrapportages, evaluaties en voortgangsnotities
- Contactgegevens van naasten / wettelijk vertegenwoordiger
2.2 Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
- Verlenen van WLZ GGZ zorg en begeleiding (wettelijke grondslag: WGBO + Wlz)
- Medicatieveiligheid en medisch dossier bijhouden
- Facturatie en declaratie bij het zorgkantoor (Zilveren Kruis / NZa)
- Wettelijke rapportage en verantwoording (IGJ, NZa, Wkkgz)
2.3 Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Cliëntdossier: 20 jaar na einde zorgrelatie (WGBO art. 7:454 BW)
- Bij overlijden: 5 jaar na overlijden
- Declaratiegegevens: 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
2.4 Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen gegevens uitsluitend met partijen die betrokken zijn bij uw zorg of bij wie een wettelijke verplichting bestaat:
- Behandelaren, huisarts, specialisten — op medische indicatie
- Wettelijk vertegenwoordiger / naaste — met uw toestemming of wettelijke grondslag
- Zilveren Kruis Zorgkantoor — voor declaratie en zorgcontractering
- IGJ — bij calamiteitenmeldingen (wettelijk verplicht binnen 3 werkdagen)
- ZilliZ (ECD-systeem) — verwerker op basis van verwerkersovereenkomst
3. Persoonsgegevens van medewerkers
3.1 Welke gegevens verwerken wij?
In het kader van de arbeidsovereenkomst verwerken wij:
- NAW-gegevens, geboortedatum, BSN, bankrekening, kopie legitimatiebewijs
- Arbeidscontract, functie, salaris, werktijden, verlof
- VOG (Verklaring Omtrent Gedrag) — bewaard maximaal 1 jaar na ontvangst, daarna vernietigd
- Verzuimgegevens: datum ziekmelding en re-integratiegeschiedenis (geen diagnose bij werkgever)
- Beoordelingen en ontwikkeldossier
3.2 Waarvoor gebruiken wij deze gegevens?
- Uitvoering van de arbeidsovereenkomst (grondslag: overeenkomst + wettelijke verplichting)
- Salarisverwerking en afdracht loonheffingen (Belastingdienst, UWV)
- Verzuimbegeleiding en re-integratie (Wet Verbetering Poortwachter)
- Wettelijke HR-verplichtingen (cao GGZ, Arbowet)
3.3 Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
- Personeelsdossier: 2 jaar na uitdiensttreding
- Loonadministratie en loonbelastingdossier: 7 jaar
- Verzuimdossier: 2 jaar na afronding re-integratietraject
- VOG: 1 jaar na ontvangst, daarna vernietigd
4. Beveiliging van uw gegevens
Zorggroep Thorp neemt passende technische en organisatorische maatregelen conform AVG art. 32 en NEN 7510:
- Toegangsbeveiliging met sterke wachtwoorden en beperkte toegang (need-to-know)
- Cliëntgegevens worden uitsluitend beheerd in ZilliZ (beveiligde ECD)
- Gevoelige communicatie uitsluitend via beveiligde kanalen (ZilliZ, geen persoonlijke e-mail)
- Papieren dossiers worden bewaard in afgesloten kasten
- Medewerkers zijn gebonden aan geheimhoudingsplicht
- Verwerkersovereenkomsten met alle externe verwerkers (ZilliZ, VECOZO, ArboNed)
5. Datalekken
Een datalek is onbedoelde toegang tot, verlies of vernietiging van persoonsgegevens. Iedere medewerker meldt een (vermoedelijk) datalek direct bij de leidinggevende en/of de FG.
Procedure bij datalek:
- Medewerker: direct melden aan leidinggevende en beschrijf wat er is gebeurd
- FG (W. Burggraaff): beoordeelt of melding bij Autoriteit Persoonsgegevens vereist is
- Meldplicht AP: binnen 72 uur als er risico is voor betrokkenen (art. 33 AVG)
- Informatieplicht betrokkenen: bij hoog risico moeten betrokkenen direct worden geïnformeerd
- Alle datalekken worden geregistreerd in het datalekkenregister (ook lekken zonder AP-melding)
6. Uw rechten als betrokkene
U heeft de volgende rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens:
| Recht | Wat houdt het in |
| Inzage (art. 15 AVG) | Opvragen van een kopie van uw persoonsgegevens die wij verwerken |
| Correctie (art. 16 AVG) | Laten aanpassen van onjuiste of onvolledige gegevens |
| Verwijdering (art. 17 AVG) | 'Recht om vergeten te worden' — geldt niet voor wettelijk verplichte bewaring |
| Beperking (art. 18 AVG) | Tijdelijk stoppen met verwerken van uw gegevens |
| Dataportabiliteit (art. 20 AVG) | Uw gegevens ontvangen in een leesbaar formaat om door te geven |
| Bezwaar (art. 21 AVG) | Bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang |
| Intrekken toestemming | Eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken (zonder terugwerkende kracht) |
| Klacht bij AP | Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl) |
Verzoeken kunt u schriftelijk of per e-mail indienen bij het bestuur ([email protected]). Wij reageren binnen 4 weken.
Wij kunnen in bepaalde gevallen een verzoek weigeren, bijvoorbeeld als dit in strijd is met een wettelijke bewaarplicht. In dat geval ontvangt u een gemotiveerde afwijzing.
7. Cookies en website
De website van Zorggroep Thorp maakt gebruik van functionele cookies (noodzakelijk voor werking website). Voor analytische cookies vragen wij toestemming. Meer informatie staat in de cookieverklaring op onze website.
8. Klachten
Heeft u een klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact op met onze FG via [email protected].
U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:
- Website: autoriteitpersoonsgegevens.nl
- Postadres: Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
- Telefoon: 088 - 180 52 50
9. Wijzigingen en inwerkingtreding
Dit reglement is vastgesteld door het bestuur van Zorggroep Thorp B.V. en treedt in werking op 16 juni 2026.
Bij wezenlijke wijzigingen in de verwerking of wetgeving wordt dit reglement aangepast. Cliënten en medewerkers worden hierover geïnformeerd. De meest actuele versie is beschikbaar via het bestuur.